Polgármesteri Kabinet

A Kabinet a polgármester felügyelete és közvetlen irányítása alá tartozik. A kabinetet a polgármester irányítása mellett a kabinetvezető vezeti.

Titkársági feladatok:

• A Kabinet segíti a polgármester, az alpolgármester munkáját, ellátja az ezzel összefüggő szervezési, technikai és adminisztrációs feladatokat.
• Szervezi a polgármester, alpolgármester önkormányzati, kulturális és egyéb, a várost érintő programjait.
• Ellátja a polgármester, alpolgármester melletti titkársági, ügykezelési, ügyviteli feladatokat.
• Háttéranyagok, összegző anyagok készítésével segíti a munkájukat.
• Figyelemmel kíséri a polgármester, alpolgármester napi, heti, havi és hosszabb távú hivatali programjait és gondoskodik azok előkészítéséről.
• Bonyolítja a tisztségviselőkhöz érkező vendégek, ügyfelek fogadását. Előmozdítja a Polgármesteri Hivatalban a belső kommunikáció javításával kapcsolatos feladatok ellátását.

Kommunikáció és marketing feladatok:

•  Figyeli, elemzi, szervezi a Képviselő-testület és szervei megjelenését a helyi, megyei és országos médiában, a médiával való kapcsolattartás az önkormányzati működés nyilvánossága érdekében.
• Ennek keretében szervezi a sajtómegjelenéseket, kapcsolatot tart az önkormányzat intézményeivel.
• Marketing eszközökkel segíti a Gyálról alkotott kép folyamatos, pozitív irányú javítását.
• Közreműködik az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal arculatának kialakításában, kiadványok készítésében, a város hivatalos honlapjának tervezésében.
• Közreműködik Gyál Város hivatalos facebook oldalán és honlapján az információk naprakészségének biztosításában, a honlapon a közzététel rendjének megfelelően.

Társadalmi kapcsolatokkal összefüggő feladatok:

• Előkészíti, segíti az önkormányzat társadalmi kapcsolatainak kialakításával és fenntartásával összefüggő feladatok ellátását.
• Ellátja a társadalmi szervezetekkel, egyéb szervezetekkel, más önkormányzatokkal való kapcsolatok és együttműködés szervezését, bonyolítását, koordinálását.
• Közreműködik a civil szervezetekkel való rendszeres kapcsolattartásban.
• Szervezi a polgármester, alpolgármester fogadóóráit, szükség szerint közreműködik az ott felvetődött problémák megoldásában.
• Ellátja az önkormányzati hatáskörbe tartozó kitüntető díjak, elismerésre történő felterjesztésekkel kapcsolatos ügyviteli és szervezési feladatokat.
• Közreműködik a szakmai és lakossági fórumok szervezésében.
• Részt vesz a városi események, rendezvények tervezésével és előkészítésével kapcsolatos feladatok ellátásában, koordinálja azok szervezését.
• Ellátja a Fővárosi Agglomeráció Önkormányzati Társulás munkájával kapcsolatos ügyviteli, szervezési feladatokat (meghívók elkészítése, postázása, jegyzőkönyvvezetés, jegyzőkönyvek továbbítása, döntések nyilvántartása).
  

  Stratégiai feladatok:

• Részt vesz a polgármesteri, alpolgármesteri döntést előkészítő javaslatok kidolgozásában.
• Részt vesz a tisztségviselői, illetve önkormányzati szintű elemzések, információs anyagok készítésében, azok összeállításában.
• Részt vesz a települési fejlesztési programok, akciótervek készítésében, véleményezésében.
• Gondoskodik a feladatköreit érintő képviselő-testületi döntések végrehajtásáról.
• Figyelemmel kíséri a városi kommunikációs felületeken keresztül érkező lakossági javaslatokat, észrevételeket, melyeket továbbít az illetékes vezetők számára.

Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő feladatok:

• Közreműködik az önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal Európai Uniós tagságából adódó feladatainak szervezésében.
• Közreműködik az önkormányzat – különös tekintettel a testvér- és partnervárosi – nemzetközi kapcsolatainak szervezésében, elősegíti a külföldi delegációk fogadásának tervezését és lebonyolítását.
• Közreműködik a városi delegációk külföldi kiutazásának szervezésében.
• Segíti az önkormányzat intézményeinek nemzetközi kapcsolatait.
• Együttműködik és kapcsolatot tart a helyben működő EU-s és nemzetközi kapcsolatokat ápoló civil szervezetekkel.
• Közreműködik az Európai Uniós pályázati lehetőségek feltárásában és előkészítésében, hazai és nemzetközi támogatási források igénylésében.
• Nyomon követi a pályázati források felhasználását, elvégzi az elszámolásokat.
• Segíti a nem önkormányzati szervekkel közös pályázatok előkészítését.

Egyéb feladatok:

• Elkészíti a polgármester, alpolgármester által meghatározott, a kabinet munkáját érintő előterjesztéseket és elvégzi az általuk meghatározott egyéb feladatokat.
• Elvégzi a Gyáli Élet Program keretében előirányzott támogatások szükséges beszerzések, megrendelések ügyintézésével, azok pénzügyi elszámolásával kapcsolatos faladatokat a Szervezési és Ügyfélszolgálati Irodavezető helyettes közreműködésével.
• Elvégzi a munkájával összefüggő reprezentációs és egyéb költségek elszámolásával és azok Pénzügyi és Adó Iroda részére történő dokumentálásával kapcsolatos feladatokat a Szervezési és Ügyfélszolgálati Irodavezető helyettes közreműködésével.
• Elvégzi a dolgozói elégedettségi kérdőívekkel és azok kiértékelésével kapcsolatos feladatokat.